Médecins, vous avez besoin d’un agenda médical ergonomique qui propose des réglages sur mesure

En moyenne, lvous consultez votre agenda médical 42 fois dans une journée de consultation. Il est donc essentiel que l’ergonomie de l’agenda médical en ligne soit la plus fluide et la plus parfaite possible.

Vous devez pouvoir passer d’une vue sur une journée à une vue semaine facilement, et visualiser le paramétrage des plages de consultations.

Pour l’exercice de la profession en groupe – au sein d’une maison médicale, d’un cabinet regroupant plusieurs professionnels de santé ou encore d’une CPTS- il est essentiel que vous puissiez également avoir une visibilité sur l’agenda médical en ligne de vos confrères et ainsi optimiser la prise de rendez-vous d’une manière coordonnée.

Chaque praticien a ses habitudes et ses contraintes, votre agenda médical en ligne doit être flexible et paramétrable pour correspondre à votre exercice. Ceci inclut par exemple les motifs et consignes personnalisés pour chacun d’eux, une politique d’annulation spécifique etc.

Gérer une file d’attente pour les demandes en urgences

Aujourd’hui dans le cadre d’une prise de RDV en ligne les patients recherchent de plus en plus un horaire et une date avant tout, dans une logique de « super marché du médecin » plutôt qu’un créneau avec leur praticien habituel.

Un médecin qui ne connaît pas le patient aura par exemple beaucoup plus tendance à lui prescrire des antibiotiques même lorsque cela n’est pas nécessaire, ce qui est néfaste pour le patient à long terme ainsi que pour les caisses de la sécurité sociale !

L’agenda médical idéal doit ainsi vous permettre de prioriser efficacement la prise de rendez-vous pour vos patients et de prévoir des moments de disponibilité réservés pour les demandes les plus urgentes. Il convient bien sûr de différencier les véritables urgences médicales (femme enceinte, enfant, personne âgée, personne fragile etc.) des demandes de rendez-vous pour un certificat ou une demande de duplicata.

Les désistements de dernière minute peuvent répondre à cette logique dès lors qu’ils sont couplés à une file d’attente gérée avec peu d’intelligence, lorsque vous n’avez pas de disponibilité dans les 48 heures. Aujourd’hui, lorsqu’un RDV est annulé, un agenda comme Doctolib va envoyer une notification à un très grand nombre de patients qui ont déjà un rendez-vous chez vous afin de les prévenir qu’ils peuvent l’avancer.

Pensé par les médecins, Ordoclic adopte une logique totalement différente : en cas d’annulation de dernière minutes, le médecin conserve le contrôle et peut glisser/déposer un patient depuis sa file d’attente vers le créneau qui vient de se libérer.

Contrôler et réduire au maximum l’absentéisme des patients

Pour limiter l’absentéisme, votre agenda médical doit gérer des rappels intelligemment pour les patients qui ont pris rendez-vous en ligne. Vous devez pouvoir suivre sur la fiabilité de leur présence, et indiquer une absence non excusée dans leur dossier le cas échéant. La prise de rendez-vous en ligne donne au patient un sentiment de pouvoir réserver et annuler même à la dernière minute, sans aucune conséquence pour vous, médecins.

Or nous savons que votre temps est précieux, et qu’avoir des créneaux vides est pénalisant non seulement pour vous, mais pour l’ensemble du système de soin. D’autres patients auraient certainement eu besoin d’une consultation en urgence. Il est ainsi primordial que vous puissiez définir et gérer des règles d’annulation strictes et claires depuis votre agenda médical afin d’éviter le temps perdu et de garder le contrôle sur la journée.

Sur de nombreux agendas, les patients peuvent créer de multiples comptes en ligne et apparaissent jusqu’à 4 ou 5 fois dans la liste des patients du praticien, cela rendant très difficile le suivi de l’absentéisme.

Il est ainsi fortement conseillé d’opter pour un agenda médical qui vous offre une fiabilité accrue dans le suivi des comptes patients qui prennent rendez-vous en ligne.

L’agenda médical Ordoclic est couplé à une lecture des cartes vitales pour sécuriser les comptes des patients d’une manière unique et vérifier les numéros de téléphone avec l’envoi d’un SMS afin de vérifier que les coordonnées sont valides. Un tel fonctionnement permet de fiabiliser au maximum le répertoire patient du médecin pour la prise de rendez-vous en ligne et la gestion de votre agenda médical. Vous conservez un contrôle parfait sur les règles de réservation de votre patientèle.

Un médecin également joignable par téléphone

Aujourd’hui, 50% de la prise de rendez-vous se fait toujours par téléphone (patient âgés, besoin d’échanger ou préciser la demande oralement). Il est donc important que votre agenda médical se prête à une gestion par une secrétaire, que cette dernière soit dans votre cabinet ou bien rattachée à un télé-secrétariat.

Vous combinez ainsi prise de rendez-vous en ligne et par téléphone au sein d’un agenda médical performant, tout-en-un.

Il arrive également que vous soyez régulièrement interrompu par la nécessité d’écouter les messages vocaux laissés par un patient, un confrère ou encore une secrétaire médicale. Avec l’avènement des technologies de reconnaissance vocale, optez pour un agenda qui permet de vous retranscrire automatiquement par écrit et dans votre interface usuel les messages laissés sur votre répondeur.

En moyenne, l’écoute des messages vocaux représentent entre 20 et 40 minutes par jour. La lecture sera donc bien plus rapide et aisée et pourra se faire en temps masqué lors d’une consultation et donc sans perte de temps. Le must, sera d’avoir la possibilité de déclencher une réponse par SMS directement depuis votre agenda médical. Découvrez par exemple ce que propose le robot complet de l’agenda médical d’ordoclic ordoclic.fr/agenda-médical

Une transition facile vers votre nouvel solution de prise de RDV en ligne

La transition doit être facile pour vous et vos patients. Privilégiez une plateforme qui offrira une simplicité de réservation identique pour vos patients et un email ou un SMS envoyé à votre patientèle pour les informer de la mise en ligne de votre nouveau site web, intégrant le nouveau lien de réservation. Si votre nouvel agenda médical en ligne permet d’importer tous vos patients et RDVs c’est un vrai plus !

Privilégiez un site-web dédié plutôt qu’une plateforme

Les plateformes de prise de rendez-vous en ligne sont très utiles et recommandées pour se constituer une patientèle lorsque l’on s’installe.

Mais qu’en est-il pour un praticien avec une patientèle fidèle et établie, qui ne dispose souvent de pas suffisamment de temps pour répondre aux besoins de ses propres patients ? Les plateformes de prise de RDV en ligne vont rediriger les patients qui vous cherchent vers d’autres praticiens lorsque votre agenda ne présente pas de créneau immédiat. Votre patientèle devient ainsi plus nomade et se dilue. Elle est redirigée à l’aide d’algorithmes vers d’autres professionnels de santé.

Pour éviter cela, il est essentiel que votre agenda en ligne soit structuré avec des mini-pages web propre à chaque professionnel de santé, et que la recherche se fasse principalement pour un praticien donné plutôt que de pousser d’autres praticiens similaires, ce qui favorise un nomadisme accru.

Vos patients doivent vous chercher vous, et pouvoir trouver un créneau qui correspond à leur besoin dans un délai optimal !